Steuerrechtliche Regelungen für Mitarbeitergeschenke

Steuerrechtliche Regelungen für Mitarbeitergeschenke

Wenn es zu Mitarbeitergeschenken kommt sind einige besondere Regelungen  bezüglich der steuerlichen Abgaben von Einkommen zu beachten. Grundsätzlich gilt selbstverständlich, wo Geld vom Arbeitergeber zum Arbeitnehmer fließt, müssen  Steuern an das Finanzamt gezahlt werden. Da es aber für die Motivation der Mitarbeiter sehr wichtig ist neben dem normalen Gehalt auch in anderer Form Anerkennung zu zeigen, sind genaue Regelungen zu bachten.

hammer-611582_960_720Sachbezugsregelung 44 EUR pro Monat

Erfreulich für die Arbeitgeber ist, dass eine Initiative des Bundesrates zur Herabsetzung des Freibetrags auf 20 € sowie eine strengere Definition des Gutcheins Ende 2014 abgelehnt wurde. Damit bleibt die Regelung der Freigrenze von 44 EUR pro Mitarbeiter pro Monat im Rahmen der Sachbezugs unverändert. Der Einsatz von Prämien, wie z. B. Einkaufsgutscheine ist im Rahmen des Sachbezugs somit weiterhin möglich. Insgesamt darf der Arbeitgeber zwölfmal im Jahr seinen Mitarbeiter mit einem Gutschein steuerfrei beschenken.  Wichtig ist jedoch zu beachten, dass die Grenzbeträge auch nicht nur um einen Cent überschritten werden dürfen, da ansonsten die Steuerfreiheit und damit auch die Sozialversicherungsfreiheit verloren gehen.

Geschenke zu persönlichen Anlässen – 60 EUR steuerfrei

Erfreulich ist ebenso die Entwicklung, dass es im Zuge der Lohnsteueränderungsrichtlinien (LStÄR 2015) neben der Sachzuwendung von 44 € monatlich können jetzt weitere 60 € pro Mitarbeiter steuerfrei ausgegeben werden, sofern ein  persönlicher Anlass des Mitarbeiters vorliegt. Diese „persönlichen Anlässe“ können mehrmals im Jahr stattfinden und sind beispielsweise: Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes oder Jubiläum der Firmenzugehörigkeit. Bis Ende 2014 waren nur Geschenke bis 40 € erlaubt.

Wertgeschenkgutscheine möglich

Bis 2010 war die Ausgabe von Wertgutscheinen nicht steuerlich begünstigt und wurde wie ein Barlohn behandelt. Der BFH änderte 2010 seine Rechtsprechung und stellte klar, dass es allein auf die Art des zugesagten Vorteils ankomme (Az. VI R 21/09, VI R 27/09, VI R 41/10). Steuerfrei bleibt nunmehr der Sachbezug auch dann, wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Wertgutscheine gibt, da das zweckgebundene Geld sei wie Sachlohn zu behandeln ist. Es kommt somit weniger darauf an, was der Arbeitnehmer erhält sondern vielmehr was er dafür beanspruchen kann.

Keine Bargeldauszahlung

Wichtig ist jedoch darauf zu achten, dass die Gutscheine nicht die Möglichkeit besitzen Restbeträge oder den gesamten Betrag auszuzahlen. Vielmehr sollte dies vertraglich festgehalten werden, dass kein Bargeld ausgezahlt wird. Da der Arbeitgeber die Beweislast trägt, ist es sinnvoll nur mit elektronische Gutscheinkarten zu arbeiten, die es ermöglichen auch Kleinstbeträge nicht auszuzahlen.

Nachweispflichten

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet alle ( auch wenn die Freigrenze nicht überschritten wurde) Sachbezüge im Lohnkonto einzutragen.  Möglich ist jedoch, beim zuständigen Finanzamt ein erleichtertes Verfahren zu beantragen. Ist gewährleistet, dass die monatliche Freigrenze von 44 Euro eingehalten wird, müssen die Sachbezüge, die unter der Grenze liegen, nicht mehr im Lohnkonto aufgezeichnet werden.

Mehr Spielraum für HR-Instrumente

Fazit: mit den 44€ Sachbezug unabhängig von bestimmten Ereignissen und zusätzlich die 60 € bei persönlichen Ereignissen haben Personaler einen guten Spielraum steuerfrei Mitarbeiter mit Geschenken zu incentivieren und die Loyalität zum Unternehmen zu festigen.

 

Quellen:

Lexware